Lednings- och sambandsanalys

Lednings- och sambandsanalys – gör så här

Analysen bygger på följande steg:

• Vilka ska använda Rakel i din organisation?
• Planera er aktörsgemensamma samverkan.
• Skapa talgrupper utifrån identifierade behov.
• Hur ska nödlarm hanteras?
• Se över behov av tilläggstjänster och Rakelutrustning.

Beskriv er organisation

Den som ska göra en lednings- och sambandsanalys behöver beskriva sin organisation. Börja med ett tomt papper och utgå gärna från de här frågorna:

• Vilka kommunikationsbehov finns inom organisationen?
• Vilka personer eller funktioner behöver kommunicera med varandra?
• Vilka funktioner ingår i ledningen?
• Hur ser er krisledningsplan ut idag?
• Hur kan ni använda Rakel i olika situationer?

Använd gärna verkliga eller fiktiva händelser som exempel för att tydliggöra vilka personer och funktioner som behöver kunna kommunicera i en specifik situation.

Beskriv kommunikationsbehovet inom er organisation

• Identifiera hur personer och funktioner behöver samverka. Skapa talgrupper utifrån identifierade behov.

Beskriv vilka talgrupper som ska vara statiska (förprogrammerade i radioterminalerna). Beskriv också ert eventuella behov av dynamiskt tilldelade (tillfälliga) talgrupper (DGNA) eller länktalgrupper. Tänk på att om ni använder er av dynamiskt tilldelade talgrupper eller länktalgrupper så kräver det att er organisation har stöd av en kommunikationscentral (KC).

Vilka personer och funktioner behöver kommunicera med varandra hos er vid en kris eller särskild händelse? Testa i ett scenario.

Beskriv ert kommunikationsbehov med andra organisationer

Beskriv hur ni samverkar med andra organisationer, exempelvis kommuner, räddningstjänst, länsstyrelser, myndigheter eller andra aktörer:

• lokalt
• regionalt
• nationellt.

Beskriv er organisationsledning

Utgå från följande frågor:

• Hur ska cheferna samverka?
• Hur ser kommunikationsvägarna ut i olika situationer? Vilka personer och funktioner ska kontaktas och i vilken ordning i vardags- och krissituationer samt vid nödsamtal?

Beskriv hur nödsamtal ska hanteras

Vad ska hända när någon trycker på nödlarmsknappen? Om ett larm ska skickas kan det riktas till en person, en larmcentral eller en talgrupp, efter organisationens behov.

• Finns det behov av att kunna skicka nödsamtal? Vilka har det behovet?
• Ska nödsamtal hanteras inom den egna organisationen?
• Ska nödsamtal hanteras av en extern kommunikationscentral?

Uppskatta ert behov av Rakelutrustning och tilläggstjänster

Gör en uppskattning av vilken Rakelutrustning din organisation behöver. Utgå från de tidigare stegen i lednings- och sambandsanalysen för att göra denna uppskattning. Ta med följande utrustning:

• Handburna radioterminaler
• Fordonsterminaler
• Telematik/modem (för till exempel portöppning/maskinavläsning)
• Mobila laddare, extrabatterier, externa antenner med mera
• KC-klienter.

Aktörsgemensam samverkan måste planeras

Varje situation som kräver att flera aktörer agerar för att lösa situationen kräver också att aktörerna kommunicerar med varandra. Det går lätt när det gäller aktörer som ofta har kontakt med varandra, men när det uppstår situationer där organisationer som vanligtvis inte pratar med varandra behöver samverka, blir det ofta svårare.

Om du ser i din organisations lednings- och sambandsanalys att ni kan komma att prata med en eller flera organisationer som ni inte har kontakt med till vardags, så behöver du ta kontakt med dem och komma överens om hur ni ska kommunicera i de fall era organisationer ska samverka. Det finns inte något särskilt, reglerat sätt att göra det på, utan det är upp till varje enskild organisation hur man vill initiera denna dialog.

Ring eller mejla och be att få prata med organisationens sambandsansvariga och beskriv de samverkansbehov ni identifierat, så får ni tillsammans komma överens om rutiner för er samverkan. Det som måste fungera måste vara övat på förhand.

Ta stöd av Nationella riktlinjer för samverkan i Rakel

För att skapa goda förutsättningar för samverkan i Rakel finns ”Nationella riktlinjer för samverkan i Rakel”. Det är styrdokument som utifrån ett lokalt, regionalt och nationellt behov beskriver ett flertal samverkanstalgrupper, deras användningsområden och målgrupper. Dessa talgrupper ska alla organisationer ha i åtanke och enligt riktlinjerna samt behov programmera in i sina radioterminaler. På så sätt skapas förutsättningar för att effektivt kunna planera samverkan mellan berörda parter.

Även om det finns talgrupper i de nationella riktlinjerna som täcker er organisations samverkansbehov, måste ni ändå ha en dialog med de aktörer ni kan komma att samverka med, för att etablera en kontakt och komma överens om en rutin för den gemensamma samverkan.

När analysen är klar – fyll i programmeringsunderlaget!

Så gör du en lednings- och sambandsanalys för Rakel

Film - Gör en lednings- och sambandsanalys!