Kommunikation vid övningar
Alla som arbetar med samhällsstörningar behöver arbeta aktivt för att integrera ett kommunikativt perspektiv i både övning och hanteringen av samhällsstörningar. Det kommunikativa perspektivet ska finnas med redan i det stadium där man försöker förstå vad som händer eller har hänt.
Kommunikationen har stor betydelse vid övningar
En viktig del av vår beredskap är att vi övar tillsammans och stärker vår förmåga att hantera både kriser och krig. Men det räcker inte med att bara öva och stärka vår förmåga i det tysta. I många fall är det minst lika viktigt att olika målgrupper blir medvetna om det övningsarbete som sker. På ett övergripande plan kan det till exempel handla om att visa upp vår förmåga, enskilt och tillsammans med andra, i ett krigsavhållande syfte. Vi bidrar också till att stärka allmänhetens trygghet och tillit till myndigheternas förmåga att hantera olika typer av händelser.
På flera nivåer i samhället pågår en övningsverksamhet som syftar till att öka vår samlade förmåga. I MSB:s övningsinriktning kan du läsa mer om övningsverksamhet på myndighetsnivå och 2022–2026 års prioriterade områden:
- Samverkan och ledning
- Resurshantering
- Kommunikation
Du hittar inriktning för 2022–2026 här
Kommunikationen fyller flera viktiga funktioner
För att få ut maximal nytta av övningsverksamheten är det viktigt att den samlade kommunikationen och bilden av övningsverksamheten synliggörs, med samstämmiga budskap och på ett ensat sätt. För att åstadkomma det behöver du som övande aktör förhålla dig till framför allt två perspektiv för den planerade kommunikationen:
- Övergripande kommunikation om övningar. Strategisk kommunikation om varför vi övar rent generellt och där enskilda övningar sätts i ett större sammanhang: Tillsammans utvecklar vi vår motståndskraft, uthållighet och försvarsvilja.
- Kommunikation som ett prioriterat område och övad del i en enskild övning. Till exempel att öva kommunikation som en integrerad del av samverkan och ledning, implementering av Aktörsgemensam inriktning inom krisberedskap och civilt försvar eller att öva på att ta fram samordnade och situationsanpassade budskap.
Praktiskt stöd till dig som jobbar med övningar och kommunikation
Som ett stöd till dig som planerar och genomför ett kommunikationsarbete i samband med en övning följer här några konkreta tips för hur man kan bygga upp den samlade kommunikationen. Budskapen nedan är tänkta som en utgångspunkt och inspiration för kommunikationsplanering Punkterna handlar om hur man kan kommunicera om övningar både generellt och kopplat till en specifik övning
Övergripande kommunikation om övningar
Förslag till övergripande budskap för varför vi övar kan vara:
- Sverige behöver alltid ha en beredskap att hantera olika typer av hot mot vår säkerhet. För att öka förmågan att hantera samhällsstörningar över hela hotskalan behöver både offentliga och privata aktörer öva kontinuerligt. Tillsammans stärker vi vår förmåga i kris, höjd beredskap och ytterst krig.
- För att vara så förberedda som möjligt är övning och utbildning viktigt. Genom att öva kontinuerligt blir vi effektivare och kan bättre lindra konsekvenserna för människor och samhälle när krisen kommer.
- Gemensamt bidrar myndigheter, näringsliv, civilsamhälle och befolkning till ett fortsatt starkt Sverige. Att vi står stadigt tillsammans är en viktig del av vår krisberedskap och vårt civila försvar. Vi är ständigt beredda att vidta olika åtgärder, enskilt och tillsammans med andra.
- Övning X syftar till att upprätthålla/utveckla/ pröva samhällets förmåga att hantera X.
Men kommunikation handlar inte bara om vad man säger utan också om vad man gör, övningens synlighet för allmänheten och hur man väljer att genomföra olika övningsmoment i praktiken.
Checklista för strategisk kommunikation vid övningar
Använd gärna checklistan nedan med generella råd över hur du anlägger ett strategiskt perspektiv för att uppnå bäst möjliga effekt i kommunikationen.
- Var proaktiv och planera strategisk kommunikation om övningen i god tid.
- Skilj på kommunikation om övningen och övad kommunikation och fördela ansvaret på flera personer. Det kan vara svårt för en och samma individ att både delta i övningsplaneringen, vara en av de övande under övningen och samtidigt ansvara för kommunikationen om övningen före, under och efter.
- Förse lämpliga talespersoner med kommunikationsstöd och budskap om övningen.
- När du informerar OM övningen beskriv också varför vi övar och sätt övningen i ett större sammanhang. Se avsnittet ”Övergripande kommunikation om övningar” ovan.
- Samordna kommunikationen om övningen på (internationell), nationell, regional och lokal nivå.
- Allt vi gör sänder budskap till vår omgivning. Ta vara på möjligheten att visa upp att vi stärker vår gemensamma förmåga när vi övar, utan att samtidigt ge avkall på säkerhetsperspektivet i informationen. Det kan till exempel handla om att bjuda in media till någon del av övningsverksamheten.
- Skapa delaktighet och engagemang även internt. Glöm inte internkommunikationen både före, under och efter övningen.
- Ett av de viktigaste resultaten som en övning kan generera är synliga och observerbara positiva förändringar. Kommunicera de förbättrande åtgärder som planeras och genomförs som ett resultat av övningen. Självklart behöver kommunikationen ske med hänsyn till eventuell sekretess.
Kommunikation som ett prioriterat område och övad del i en enskild övning
Erfarenheterna från tidigare kriser pekar på att kommunikation är en central del av all krishantering. Att kunna kommunicera på ett tillförlitligt och relevant sätt är i sig en viktig del för att allmänheten ska kunna agera med omdöme och därmed också åstadkomma en effektiv krishantering. Men det kan också handla om att öva internkommunikation eller kommunikationen mellan de aktörer som ingår i en aktörsgemensam samverkan.
Oavsett hur kommunikationen är en övad del så behöver den ingå från början i övningsplaneringen. I den övningsinriktning MSB har tagit fram kan du läsa mer om kommunikation som ett prioriterat övningsområde. Tänk dessutom på att kommunikation är en integrerad del i eller har beroenden till flera av de andra prioriterade områden som nämns i dokumentet. Till exempel så är den kommunikativa dimensionen av samverkan och ledning helt central liksom när det gäller informationspåverkan.
Läs mer om övningsinriktningen
Mer vägledning i ”Kriskommunikation för ökad effekt vid hantering av samhällsstörningar”
I MSB:s vägledning ”Kriskommunikation för ökad effekt vid hantering av samhällsstörningar” får du som aktör mer konkret vägledning i hur din verksamhet kan integrera kommunikationen i övningar. Bland annat beskrivs förhållnings- och arbetssätt för kriskommunikationsarbetet.
Innehållet är i första hand tänkt att användas som stöd i ett förberedande och förmågebyggande arbete.