Till innehåll på sidan

Kontinuitetshantering

Kontinuitetshantering handlar om att planera för att upprätthålla sin verksamhet på en tolerabel nivå. Oavsett vilken störning den utsätts för, till exempel när personalen inte kommer till jobbet, lokalerna inte går att använda, leveranser av viktiga varor och tjänster inte når oss eller vi drabbas av ett strömavbrott.

Ha en plan B för din verksamhet

Med kontinuitetshantering  din organisation snabbare återhämta sig från och mildra konsekvenserna av en händelse. Det innebär kortare störningsperioder och minskar förlust av personella, ekonomiska, funktionella eller informationsrelaterade värden. Exempel på aktiviteter i kontinuitetshantering:

  • Kartlägga viktiga verksamheter och processer.

  • Identifiera beroenden av resurser.

  • Bestämma vad som är acceptabla avbrottstider.

  • Genomföra åtgärder som minskar risken för störningar.

  • Skapa planer för att hantera de störningar som ändå kan uppstå.

Verktygslåda för kontinuitetshantering

Vi genomför just nu en översyn av verktygslådan och uppdaterar stöden allteftersom. Det kan innebära att gamla begrepp fortfarande finns kvar innan vi har hunnit uppdatera alla delar i verktygslådan.

Om kontinuitetshantering

Stöd om varför kontinuitetshantering är viktigt och hur det hänger ihop med områden som samhällsviktig verksamhet, informationssäkerhet och upphandling. Här finns presentationer som du kan använda för att beskriva nyttan med arbetet och använda scenarier för diskussion.

Metod

Stöd för att genomföra metodens samtliga delar med vägledningstext, hänvisning till standarden, mallar, exempel och fördjupningsmaterial. Till lathunden finns också en dokumentationsmall. Workshopmaterial med konkreta tips, checklistor, ifyllbara mallar och exempel på vad som kan ingå i en policy, åtgärdsplan och kontinuitetsplan.

Förenklade exempel

Finns för verksamheterna sjukresor, akutmottagning, vattenverk, räddningsinsats och boende. Det finns också en mall som kan användas för att ta fram egna exempel.

Planera för bortfall av energi

Stöd att se över beroende av energi och skapa en plan för ett eventuellt bortfall av energi.

Filmer och intervjuer

Om koppling till upphandling, bemanning, höjd beredskap och mycket mer.

Föreläsningar och utbildningar

MSB har tagit fram två filmer som ger en introduktion till kontinuitetshantering.

Webbkurs - kontinuitetshantering

Varför behövs en plan B? Hur gör man?

Vad är kontinuitetshantering?

Relaterat stöd

Standarder

Stöd från andra

  • Vägledning från Västerås stad

    Vägledningen fokuserar på att ta fram åtgärder och planer för kritiska resurser. Materialet har ett beroende till genomförd risk- och sårbarhetsanalys som ses som en del i hela kontinuitetshanteringsprocessen. Kan användas i en workshop för att identifiera kritiska resurser.

    Västerås stads vägledning

Utbildning

Metod för kontinuitetshantering – grundkurs

Kursen syftar till att ge deltagarna förutsättningar att utveckla kunskap och kompetens om metoden för kontinuitetshantering som en del i arbetet med att upprätthålla samhällsviktig verksamhet. Kursen riktar sig till särskilt till personer som arbetar eller kommer att arbeta med kontinuitetshantering inom civil beredskap och samhällsviktig verksamhet, både inom offentlig sektor och näringsliv.

Utbildning: Metod för kontinuitetshantering - grundkurs

Metod för kontinuitetshantering – fortsättningskurs

Kursen ger deltagaren möjlighet att vidareutveckla kunskap och kompetens i metoden för kontinuitetshantering i syfte att leda och ge stöd i det praktiska arbetet. Kursen riktar sig till personer som arbetar eller kommer att arbeta med att operativt leda och ge stöd i arbetet med kontinuitetshantering. Eftersom det är en fortsättningskurs bör deltagaren ha genomfört kursen Metod för kontinuitetshantering – gundkurs eller ha motsvarande kunskaper.

Utbildning: Metod för kontinuitetshantering - fortsättningskurs

Utbildningsstöd för kontinuitetshantering

I syfte att möjliggöra för fler aktörer att arbeta med kontinuitetshantering har MSB tagit fram ett utbildningsstöd som innehåller föreläsningar om metoden med tillhörande gruppövningar. Utbildningsstödet vänder sig till dig som ska anordna en utbildning i kontinuitetshantering, oavsett om det är för en verksamhet, organisation eller ett ansvarsområde.

Stödet är kostnadsfritt och går att beställa genom att mejla vår funktionsbrevlåda: kontinuitetshantering@msb.se

Inspirerande exempel

  • Exempel 1: Ida Andersson, säkerhetssamordnare för Arvika, Säffle och Eda

    Allt började med att Ida Andersson fick i uppdrag att genomföra kommunens  risk- och sårbarhetsanalys. Året var 2015 och Ida var nyanställd som säkerhetssamordnare för kommunerna Arvika, Säffle och Eda.
    – Vi började med att ta in konsultstöd som lärde upp mig och min kollega i en enkel metod för att kartlägga verksamheter och dess beroenden. Konsulten genomförde sedan ett par workshops innan vi var redo att stå på egna ben som processledare. Det handlar om att våga börja och att ha en rimlig ambitionsnivå, säger Ida Andersson

    Samlades i en workshop

    Hon berättar att de har kartlagt tre-fyra verksamheter per år och att en framgångsfaktor har varit att samla samma typ av verksamhet från de tre kommunerna vid en workshop.
    – Det finns många fördelar med att samla exempelvis personal för snöröjning från flera kommuner vid ett tillfälle. Det är effektivt för oss som processledare, men framför allt blir det ett tillfälle för erfarenhetsutbyte och kontaktskapande över kommungränserna för verksamheterna.

    Effekten av arbetet

    Efter att ha arbetat systematiskt med kontinuitetshantering i fyra år, märker nu Ida effekten av deras arbete.
    – Något har hänt längs resan. Från att vi var de pådrivande i arbetet gentemot verksamheterna så är det numera verksamheterna som hör av sig till oss för att få stöd i kontinuitetsarbetet. Det kan bara betyda en sak, sammanfattar Ida. Verksamheterna ser att de har nytta av detta i vardagen och det är nyckeln till framgång.

  • Exempel 2: Lars Kåreklint, Region Östergötland

    För att kontinuitetsplaner ska vara användbara behöver vi känna till dem. Alla måste veta var reservrutinerna finns och hur de ska användas. Det här kan vara en utmaning i stora organisationer. Vi träffade Lars Kåreklint, utvecklingsledare på säkerhetsenheten, Region Östergötland, och tog del av några tips.

    Alla ska känna till den blå pärmen

    – Våra kontinuitetsplaner finns i blå pärmar ute i verksamheterna. Vi hade ett inarbetat koncept med röda pärmar för den katastrofmedicinska beredskapen och det blev naturligt att bygga vidare på samma modell. Målsättningen är att alla medarbetare ska veta var den blå pärmen finns och i vilka situationer den ska användas, säger Lars Kåreklint, utvecklingsledare på säkerhetsenheten, Region Östergötland.
    Han fortsätter:
    - Det kräver ett målmedvetet arbete i stora organisationer och vi arbetar därför aktivt med att påminna om betydelsen av kontinuitetshantering. Vi har till exempel hängt upp affischer utanför omklädningsrum för att påminna om den blå pärmen.
    Den blå pärmen har blivit en symbol för kontinuitetshanteringen inom regionen och används flitigt i all kommunikation.

    Miniövningar och vardagligt språk

    - Vi har även skapat ett koncept för övning av kontinuitetsplaner som kan genomföras i samband med exempelvis arbetsplatsträffar, säger Lars Kåreklint.
    Syftet med övningen är att testa om reservrutinerna är genomförbara och begripliga. Han berättar att övningen kräver minimala förberedelser och tar cirka 40 minuter att genomföra, inklusive introduktion och utvärdering.
    När reservrutiner används kan det vara i en stressad situation. Alla måste förstå vad som ska göras vid en störning eller avbrott. Då är ett vardagligt språk många gånger bättre än ett tekniskt språk.
    - Vardagligt språk är nyckeln, säger han.

  • Exempel 3: Jimmy Persson, Svenska stadsnätföreningen
    Porträtt av Jimmy Persson
    Porträtt av Jimmy Persson

    Svenska stadsnätsföreningen (SSNF) har tagit fram ett ledningssystem för driftsäkerhet, där kontinuitetshantering ingår som en del. Ledningssystemet togs emot väl och används i dag av 60 procent av deras 180 medlemsorganisationer. Post- och telestyrelsen gav ut en ny driftsäkerhetsföreskrift som trädde i kraft 1 januari 2016 (PTS FS2015:2).

    SSNF:s medlemsorganisationer hade behov av ett ledningssystem som hjälpte dem att uppfylla kraven i föreskrifterna. Ett intensivt utvecklingsarbete påbörjades i november 2015 och två månader senare kunde resultatet presenteras.

    SSNF:s ledningssystem bygger bland annat på standard ISO 22301 för kontinuitetshantering och ITIL, ett ramverk för hantering av tjänster. Materialet består av ett huvuddokument med tillhörande bilagor, inklusive beskrivningar om hur de olika delarna ska utföras. Varje del har även en tydlig referens till aktuell paragraf i PTS föreskrift.
    - Ett ledningssystem får inte vara för komplext.. Det behöver finnas verktyg som kan ge stöd för att få jobbet gjort. En hjälp till självhjälp, säger Jimmy Persson, chef för utveckling och säkerhet på branschorganisationen.

    Ett arbete tillsammans

    SSNF är en liten organisation med sju anställda och utvecklingsarbetet drevs av Jimmy tillsammans med konsultstöd. Men han poängterar att ett ledningssystem utvecklas bäst tillsammans med de som ska använda det.
    - Vi inledde arbetet med att intervjua 30 stadsnät för att identifiera vilka behov de hade. När materialet började växa fram genomfördes ett antal webbinarier och besök för att få återkoppling från medlemsorganisationerna. Engagemanget var stort och totalt medverkade 250 personer, säger han och fortsätter:
    - Det är viktigt att lyssna till och försöka förstå målgruppens vardag.

    Utmaning att hitta rätt nivå

    Han tipsar om att försöka få med så många som möjligt i arbetet, men att sträva efter små grupper när återkoppling ska inhämtas. Det gäller även att ha en blandning av små och stora organisationer eftersom de har helt olika utmaningar.
    - Ett ledningssystem måste ha något för alla. Utmaningen är att hitta den nivån, säger Jimmy Persson.

    Vill du veta mer om SSNF:s ledningssystem? Materialet är i första hand framtaget för SSNF:s medlemsorganisationer men är fritt för andra att använda.

    Kontakta SSNF för mer information

  • Exempel 4: Annette Hult, Bankgirot

    Bankgirot hanterar alla Sveriges massbetalningar och möjliggör bland annat lönebetalningar, skattebetalningar och realtidsbetalningar som Swish. Bankgirot ser sin verksamhet som samhällsviktig och kontinuitetshantering har alltid varit en prioriterad fråga. Annette Hult, Chief Risk Officer, berättar om ett projekt kring kontinuitetshantering som drevs under 2018.

    Lätt att göra rätt

    2017 började man internt prata om behovet att göra krisplaner och kontinuitetsplaner mer lättbegripliga. Planerna måste vara enkla att förstå, eftersom de ska användas i stressade och ofta tidskritiska situationer. Det ska vara lätt att göra rätt. I början av 2018 kom även Finansinspektionen ut med hårdare reglering som ställde högre krav på kontinuitetshantering.

    Detta blev startskottet för ett ettårigt projekt som drevs under 2018. Syftet med projektet var att förbättra struktur och innehåll i kris- och kontinuitetsplanerna. En bred arbetsgrupp sattes ihop med representanter från alla affärsområden.

    Ägarskap hos ledningen

    Kontinuitetshantering, dvs. förmågan att fungera i vardagen och vid störningar/incidenter, är en kärnfråga för Bankgirot och ägarskapet ligger hos högsta ledningen. Ett styrdokument, en riktlinje som beskriver processen för kontinuitetshantering, har förankrats i ledningsgruppen och fastställts av VD.

    - Vi har även säkerställt att den fortsatta förvaltningen av planerna är en ledningsfråga genom att samtliga planer ägs av någon i ledningsgruppen, berättar Annette. Det operativa arbetet med förvaltningen av kontinuitetsplanerna är sedan delegerat till kontinuitetsansvariga inom respektive verksamhetsområde.

    Bred förankring och gemensam process

    Projektet stängdes vid årsskiftet 2018/19 och lämnades över till linjen. Vilka framgångsfaktorer har identifierats i projektet? Annette sammanfattar:

    En bred arbetsgrupp med verksamhetspersoner som inte är experter på kontinuitetshantering. Arbetet blev pragmatiskt och bra.

    En bolagsgemensam process med gemensamma mallar och en gemensam testplan som håller ihop bolagets alla tester. Erfarenheten visar att det ofta är svårt att orka nästa steg efter framtagandet av planen. Det krävs en struktur för att även testa och förvalta planerna, vilket kräver stöd och styrning.

    En struktur för hur arbetet med kontinuitetshantering ska fortsätta leva och förvaltas. Verksamheterna har kontinuitetsansvariga som träffas kvartalsvis i ett kontinuitetsforum.

    Fyra tips

    Till sist frågar vi Annette vilka tips hon skulle vilja ge till andra som arbetar med kontinuitetshantering. Hon ger fyra konkreta och användbara tips:

    1. Ägandeskapet i ledningsgruppen. Gör det inte till en specialistfråga, det är en kärnfråga.
    2. Involvera hela organisationen genom att utse kontinuitetsansvariga för de olika verksamheterna.
    3. Säkerställ ett regelbundet nätverkande och erfarenhetsutbyte, såväl i projekt som i förvaltning. Exempelvis kvartalsvisa kontinuitetsforum.
    4. Finansiella Sektorns Privat-Offentliga Samverkan (FS-POS har bra kurser inom kontinuitetshantering.

    Finansiella Sektorns Privat-Offentliga Samverkansgrupp

Kontakt

Kontakt

Saknar du något stöd? kontakta oss!

Har ni frågor kring materialet eller tips och idéer på hur stödet kan förbättras – tveka inte att höra av er til:

kontinuitetshantering@msb.se

Senast granskad: 20 mars 2024

Till toppen av sidan